1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Polska After Dark sp. z o.o. z siedzibą w Polsce ("Administrator", "my" lub "nas"). Administrator odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w związku z funkcjonowaniem restauracji i poker lounge POLSKA AFTER DARK oraz serwisu internetowego https://polskaafterdark.com/.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie: /contact-us/,
• mailowo – na adres wskazany na stronie kontaktowej,
• listownie – na adres siedziby spółki podany w sekcji kontaktowej serwisu.

Administrator może wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD). Jeżeli taka osoba zostanie powołana, aktualne dane kontaktowe do IOD będą dostępne w sekcji Kontakt na naszej stronie.

2. Zakres gromadzonych danych

Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług i funkcjonalności strony. Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy (w przypadku klientów biznesowych),
• Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny,
• Dane związane z rezerwacją – data i godzina rezerwacji, liczba osób, preferencje stolika, informacje dotyczące wydarzeń pokerowych, w których planujesz wziąć udział,
• Dane związane z organizacją wydarzeń – informacje o udziale w wydarzeniach tematycznych, turniejach pokerowych, specjalnych rezerwacjach grupowych,
• Dane transakcyjne – informacje o dokonanych płatnościach (w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń, bez przechowywania pełnych danych kart płatniczych),
• Dane komunikacyjne – treść wiadomości i zapytań przesyłanych za pośrednictwem formularzy, e‑maila lub telefonu, notatki związane z obsługą Twoich zgłoszeń,
• Dane marketingowe – preferencje dotyczące otrzymywania materiałów marketingowych, zgody na newsletter, informacje o zainteresowaniu określonymi typami wydarzeń czy ofert specjalnych,
• Dane techniczne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, logi serwera, dane z plików cookies oraz podobnych technologii,
• Dane statystyczne i analityczne – informacje o sposobie korzystania z serwisu (np. odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, źródło wejścia), zbierane w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych usług, np. do dokonania rezerwacji stolika, zapisu na wydarzenie pokerowe czy otrzymania odpowiedzi na zapytanie.

3. Cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja rezerwacji i świadczenie usług gastronomicznych – przetwarzamy dane, aby przyjąć i potwierdzić rezerwację, przygotować miejsce, obsłużyć wizytę w restauracji oraz zapewnić odpowiednią jakość obsługi.
• Organizacja wydarzeń i wieczorów pokerowych – wykorzystujemy dane w związku z zapisami na wydarzenia pokerowe, turnieje, wydarzenia tematyczne i inne aktywności organizowane w POLSKA AFTER DARK, w tym do potwierdzenia udziału, komunikacji organizacyjnej i ewentualnych zmian w harmonogramie.
• Kontakt z klientami – odpowiadamy na Twoje pytania, prośby i reklamacje, przekazujemy informacje dotyczące rezerwacji, wydarzeń oraz zmian organizacyjnych.
• Marketing bezpośredni – za Twoją zgodą możemy przesyłać informacje o nowościach w menu, ofertach specjalnych, tematycznych nocach pokerowych, wydarzeniach sezonowych oraz innych treściach promocyjnych, w tym w formie newslettera.
• Personalizacja komunikacji i oferty – możemy dostosowywać prezentowane treści do Twoich preferencji, np. rekomendować konkretne wydarzenia pokerowe lub propozycje kulinarne bazując na dotychczasowej aktywności.
• Analiza statystyczna i rozwój usług – wykorzystujemy dane (w szczególności zanonimizowane lub zagregowane) do analizy korzystania ze strony, oceny skuteczności kampanii marketingowych, optymalizacji procesu rezerwacji oraz poprawy jakości naszych usług.
• Wypełnienie obowiązków prawnych – przetwarzamy dane w zakresie wymaganym przez prawo, w tym przepisy podatkowe, rachunkowe oraz regulacje związane z bezpieczeństwem i legalnością organizowanych wydarzeń.
• Dochodzi enie i obrona roszczeń – możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z realizowanych usług.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o przepisy RODO, w szczególności art. 6 ust. 1. W zależności od konkretnego celu przetwarzania podstawą prawną może być:

• Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – np. na otrzymywanie newslettera, informacji marketingowych, wykorzystanie określonych kategorii plików cookies, udział w akcjach promocyjnych lub wydarzeniach specjalnych wymagających zgody.
• Niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dotyczy to w szczególności realizacji rezerwacji stolików, organizacji wydarzeń pokerowych, przygotowania oferty dla grupy czy obsługi zapytań dotyczących dostępności usług.
• Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. obowiązki rachunkowe i podatkowe związane z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów księgowych, a także inne wymogi wynikające z prawa.
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – obejmuje w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa lokalu i wydarzeń, prowadzenie podstawowego marketingu bezpośredniego naszych usług (w zakresie dopuszczalnym przez prawo), analizę statystyczną, dochodzenie i obronę roszczeń, a także utrzymanie i rozwój funkcjonalności serwisu internetowego.

W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom trzecim, z którymi współpracujemy przy realizacji naszych usług lub które wspierają nas w prowadzeniu działalności. W szczególności mogą to być:

• dostawcy usług IT – firmy hostingowe, operatorzy systemów rezerwacyjnych, dostawcy systemów mailingowych, narzędzi analitycznych oraz rozwiązań wspierających bezpieczeństwo i utrzymanie serwisu,
• podmioty obsługujące płatności – operatorzy płatności elektronicznych, banki i instytucje finansowe uczestniczące w procesie realizacji transakcji,
• partnerzy związani z organizacją wydarzeń – podmioty współorganizujące wydarzenia tematyczne lub pokerowe, w zakresie niezbędnym do obsługi Twojego uczestnictwa,
• podmioty świadczące usługi marketingowe – agencje reklamowe, dostawcy narzędzi marketing automation, podmioty wspierające kampanie online (w zakresie dopuszczalnym przez prawo i na podstawie stosownych umów powierzenia),
• doradcy zewnętrzni i podmioty upoważnione na mocy przepisów prawa – kancelarie prawne, podmioty audytowe, organy administracji publicznej, sądy i inne instytucje państwowe, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa lub gdy jest to niezbędne do ochrony naszych praw.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, zobowiązane są do zachowania poufności i zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku ewentualnego przekazania danych do państw trzecich zapewnimy zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, np. standardowych klauzul umownych.

6. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, dla którego dane zostały zebrane, oraz od wymogów prawnych. Co do zasady stosujemy następujące zasady:

• Dane związane z rezerwacjami i realizacją usług – przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji danej usługi, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (np. w zakresie dokumentacji rachunkowej i podatkowej).
• Dane związane z organizacją wydarzeń i udziałem w turniejach pokerowych – przechowujemy przez czas trwania wydarzenia oraz przez okres niezbędny do obsługi ewentualnych roszczeń lub reklamacji, z zachowaniem wymogów prawnych.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do momentu wycofania zgody lub upływu okresu wskazanego w treści zgody, chyba że wcześniejsze usunięcie danych będzie wymagane przepisami prawa.
• Dane wykorzystywane do celów marketingowych – przechowujemy do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingowych lub do chwili wycofania zgody, jeżeli była ona podstawą przetwarzania.
• Dane potrzebne do dochodzenia i obrony roszczeń – mogą być przechowywane przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego.
• Dane techniczne i statystyczne – przechowujemy przez okres niezbędny do celów analitycznych i poprawy funkcjonowania serwisu, przy czym w wielu przypadkach są to dane zanonimizowane lub pseudonimizowane, uniemożliwiające bezpośrednią identyfikację użytkownika.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnych osób fizycznych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię.
• Prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe.
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – możesz żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnąłeś zgodę.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać dane, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do sprzeciwu – masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego (w tym profilowania w tym celu).
• Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji Kontakt. W miarę możliwości prosimy o wskazanie, z którego prawa chcesz skorzystać oraz jakiego zakresu danych dotyczy Twoje żądanie.

8. Środki bezpieczeństwa

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty lub zniszczenia danych. W szczególności stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne:

• stosowanie zabezpieczeń infrastruktury serwerowej, w tym regularne aktualizacje oprogramowania, zapory sieciowe i mechanizmy kontroli dostępu,
• szyfrowanie transmisji danych przy wykorzystaniu protokołu HTTPS w serwisie https://polskaafterdark.com/,
• stosowanie procedur nadawania i zarządzania uprawnieniami dostępu do danych tylko osobom upoważnionym,
• zawarcie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi, w tym z dostawcami usług IT i partnerami technicznymi,
• regularne monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń oraz reagowanie na incydenty bezpieczeństwa,
• podnoszenie świadomości osób zaangażowanych w przetwarzanie danych osobowych poprzez szkolenia i instrukcje dotyczące ochrony danych.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń nie możemy całkowicie wyeliminować wszystkich ryzyk związanych z przesyłaniem danych przez Internet. Zachęcamy do zachowania ostrożności, w szczególności w zakresie udostępniania danych dostępowych osobom trzecim oraz korzystania z niezabezpieczonych sieci.

9. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu, wprowadzenia nowych usług lub technologii, a także w celu zwiększenia poziomu ochrony danych.

O istotnych zmianach będziemy informować użytkowników poprzez wyraźne komunikaty na stronie internetowej, a w uzasadnionych przypadkach również drogą e‑mailową (jeżeli posiadamy odpowiednie dane kontaktowe i jest to uzasadnione zakresem zmian).

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z aktualną wersją Polityki prywatności, dostępną zawsze pod adresem https://polskaafterdark.com/privacy-policy/. Dalsze korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.